Comment les SMS réduisent les temps d’attente dans les services médicaux ?

"Dépêchez-vous de faire les choses qui ne sont pas urgentes, afin d'avoir assez de temps pour les choses vraiment urgentes". Cette philosophie chinoise en dit long sur la façon dont nous répartissons notre temps. Dans notre société, nous aimons travailler efficacement. L'attente n'y a pas sa place. C'est une perte de temps, cela coûte souvent de l'argent et, enfin et surtout, cela cause des désagréments. Par exemple, attendre une maison ou être sur la liste d'attente pour un certain traitement dans un hôpital. En tant qu'institution de soins de santé, vous voulez faire tout votre possible pour que les listes d'attente soient aussi courtes que possible. Ou mieux encore, les supprimer complètement. Mais comment s'y prendre ? Où peut-on faire des "gains" pour que les patients n'aient pas à attendre aussi longtemps ? En d'autres termes, comment pouvez-vous, en tant qu'institution de soins de santé, adapter de manière optimale vos processus internes au rythme du patient ?

Les listes d’attente dans le secteur médical
Attendre n’est pas quelque chose que nous aimons faire. L’attente est également un effet secondaire ennuyeux dans les soins de santé. Car dès que vous avez besoin de soins, il est souvent important que quelque chose se passe. Commencer un traitement, poser un diagnostic ou être admis. Et de préférence le plus rapidement possible, car attendre signifie parfois que le mal s’aggrave ou que la gêne augmente. Malheureusement, nous devons faire face à des listes d’attente dans le domaine des soins de santé. Ce n’est pas un phénomène récent. La crise mondiale de la corona a en fait augmenté les temps d’attente pour les traitements non-COVID dans de nombreux hôpitaux au cours de l’année dernière.

Types de temps d’attente
On distingue souvent deux types de temps d’attente dans le domaine des soins de santé :

• Le temps d’attente de la demande. Il s’agit du temps d’attente entre le moment de l’inscription et le premier entretien d’admission.
• Le temps d’attente pour le traitement. Il s’agit du temps d’attente entre l’entretien d’admission et le premier moment du traitement.

Le “temps d’attente pour un soutien social” est parfois mentionné séparément. Il s’agit du nombre moyen de semaines entre la décision de la municipalité et le début des soins.

Tant les prestataires de soins que les clients sont bien sûr incommodés par les temps d’attente et préféreraient que chacun soit aidé et éventuellement traité rapidement et efficacement. D’un autre côté, nous constatons toujours que certains patients ne se présentent pas à un rendez-vous dans un établissement de soins. Pour quelque raison que ce soit. Ces “absences” n’améliorent évidemment pas les listes d’attente. Le personnel qui est prêt, les salles qui sont réservées, les horaires qui sont faits. Tout cela ne sert à rien si le client ou le patient ne se présente pas, ou ne se présente pas à l’heure.

Causes de non-présentation des patients
Du point de vue du patient ou du client, il existe toutes sortes de raisons possibles pour ne pas se présenter à un rendez-vous chez le médecin. Par exemple :

• Les plaintes ont disparu
• Le client est tombé malade ou est décédé
• Il n’y a pas de transport
• Le client est déjà admis dans l’établissement de soins (ou admis ailleurs)
• Pas de possibilité de faire garder les enfants
• Le client ne vient pas en raison des (mauvaises) conditions météorologiques.

Il n’est pas facile pour l’établissement de soins de changer cela de manière proactive. Cependant, il existe également des causes de non-présentation aux rendez-vous sur lesquelles vous, en tant que prestataire de soins, pouvez agir.

Les “non-présentations” qui peuvent être évités
Examinons d’autres causes de non-présentation. Des raisons que vous, en tant que prestataire de soins de santé, pourriez supprimer, afin de réduire le nombre de “no-shows”.
Prenons, par exemple, l’une de ces raisons :

• Impatience : il y a une longue attente sur place (dans la salle d’attente ou lors d’une consultation) et le client s’est enfui.
• Oubli : le rendez-vous a été reporté en raison de la charge de travail, parfois parce qu’il a été programmé il y a longtemps.
• Autre priorité : un imprévu a surgi et le client ne reconnaît pas l’importance d’annuler.
• Peur : le client a peur
• Changement d’avis : le patient a changé d’hôpital de sa propre initiative
• Argent : le client s’attend à payer lui-même le rendez-vous en raison de son propre risque.

La question cruciale pour les établissements de soins de santé est la suivante : comment éviter ces “no-shows” ? Si possible, avec le moins de coûts ou d’efforts supplémentaires possible.

Moins de non-présentations avec les SMS
La plupart des raisons évoquées ci-dessus sont faciles à prévenir. Par exemple, en envoyant un SMS automatique de confirmation de rendez-vous et de rappel de rendez-vous. Deux SMS peuvent faire la différence entre venir ou ne pas venir. Avec un rappel de rendez-vous sur votre téléphone, le risque d’oublier un rendez-vous devient vraiment minime. Un message de l’établissement ou du service de soins de santé peut également abaisser le seuil d’un patient. Il est rassurant de savoir que l’on est attendu à une certaine heure à un certain endroit. Et si le patient ne peut ou ne veut pas venir, le rendez-vous a plus de chances d’être annulé ou reprogrammé. Car le patient comprend l’importance d’annuler à temps. Un SMS assure donc la communication et la communication assure la connexion.

Et en réduisant le nombre de “no-shows”, il y a moins de changements dans le planning, ce qui entraîne un meilleur flux de patients. Tout cela permet de réduire les listes d’attente, grâce à un flux plus efficace.

Un message SMS a un effet majeur
La pratique l’a prouvé : l’envoi d’un SMS aux patients fonctionne beaucoup mieux que tout autre moyen. “Dois-je le noter sur une note pour vous ?” Il y a de fortes chances qu’elle finisse dans un portefeuille et ne soit jamais retrouvée. La confirmation par e-mail ne fonctionne pas non plus comme vous le souhaiteriez. Si la confirmation du rendez-vous ne finit pas dans une boîte à spam, il y a de fortes chances qu’elle soit noyée sous la neige avec tous les autres e-mails. Et donc ” disparaît ” sans être ouvert de la page de message. “Vous pouvez également enregistrer le rendez-vous directement sur votre téléphone”. Certes, c’est aussi une possibilité. Mais dans quel agenda : l’agenda familial, l’agenda personnel, l’agenda professionnel ? En bref, il existe de nombreuses façons de confirmer un rendez-vous. Pourtant, il n’y en a qu’une qui fonctionne vraiment : envoyer un SMS comme confirmation de rendez-vous et juste avant le rendez-vous lui-même comme rappel de rendez-vous. Avec un taux d’ouverture de 96 % dans les trois minutes suivant la réception, le service SMS est de loin la meilleure option.

Réduire les listes d’attente
Vous pensez probablement : Vous avez raison. En déployant des messages SMS automatisés à petite et grande échelle, vous réduisez le nombre de “non-présentations”. Et si nous examinons les causes que vous, en tant que prestataire de soins, pouvez influencer, le nombre de ” non-présentations ” avec les SMS diminue de façon spectaculaire. Mais nous voulons aller un peu plus loin. Car l’étape suivante est bien sûr de savoir comment cela réduit les listes d’attente des patients de votre établissement de soins.

Le SMS “accompagne” vos patients
En informant votre patient de manière accessible et personnelle de l’endroit où il se trouve dans le processus de soins, il aura moins tendance à “abandonner”. Résultat : une meilleure utilisation des salles de soins, un meilleur flux de patients et donc des temps d’attente et des listes d’attente plus courts. Tout cela grâce à quelques messages simples, qui sont préparés à l’avance et envoyés automatiquement via une API SMS. En tant qu’établissement de santé, vous pouvez adapter le texte du message SMS dans votre tableau de bord. Vous pouvez également choisir un exemple de texte qui correspond déjà parfaitement à votre établissement et à votre service.

L’API SMS fournit la “connexion”.
La seule chose dont vous avez besoin pour envoyer automatiquement des messages SMS à vos clients et patients est une simple API SMS. L’API SMS de Spryng est intégrée à la plupart des systèmes de prise de rendez-vous utilisés dans le secteur de la santé. Il y a donc de fortes chances que votre système de santé puisse être relié à l’API SMS sans aucun problème. Si ce n’est pas le cas, Spryng établira cette connexion pour votre système. Et la communication peut commencer !

Le timing des Big Data
Vos clients apprécieront certainement un SMS de rappel ou de confirmation de rendez-vous. Car un message SMS est personnel, sûr et accessible. Et il parvient presque toujours à son destinataire immédiatement après son envoi. Même s’il n’y a pas de connexion WiFi. Mais même si votre organisation de soins de santé utilise déjà des services SMS, il est souvent possible de l’améliorer. Car une communication efficace passe aussi par le bon timing. Depuis plus de 15 ans, Spryng travaille avec les établissements de santé pour une communication optimale. Où le SMS est utilisé comme une extension de votre réception ou de votre bureau de rendez-vous. On pourrait dire que le SMS est une “force de travail” supplémentaire. Car avec le SMS, le ” Big Data Timing ” est possible. En collaboration avec le service ou l’organisation de soins, Spryng recherche des modèles récurrents et les cartographie. Ainsi, nous savons quand nous devons faire quelque chose pour améliorer le processus. Un tel inventaire garantit que le timing de votre service SMS est toujours “au point”.

De no-show à go-show
Et si nous avons déterminé ensemble ce qui fonctionne pour votre cabinet ? Alors le SMS peut également être utilisé pour, par exemple, reprogrammer des rendez-vous. Et ainsi combler les ” trous ” dans votre planning de rendez-vous. Cela signifie que le ” no-show ” d’un patient devient le ” go-show ” d’un autre patient. Car si le mot “patient” signifie aussi “patiemment”, Spryng est tout sauf cela. Notre objectif est et reste de réduire les temps d’attente et les listes d’attente dans les soins de santé à zéro (minutes, heures, jours). De préférence aujourd’hui !

Certifié ISO et NEN
Spryng est le seul fournisseur de SMS en Europe à être certifié ISO 27001 et NEN 7510. Cela signifie que la sécurité de vos données (et de celles de vos patients) est entre de bonnes mains. Dans le domaine des soins de santé en particulier, c’est un fait important. Vous trouverez plus d’informations sur notre sécurité des données ici.

N’attendez pas plus longtemps
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